METRO, A1BOS.COM - Rapat sering kali dianggap sebagai forum untuk bertukar ide dan mengambil keputusan. Namun, ada satu kebiasaan yang tampak sepele tetapi bisa memengaruhi cara orang lain menilai profesionalisme Anda, yakni memeriksa ponsel di tengah rapat.

Banyak orang beranggapan bahwa membuka ponsel sebentar untuk urusan pekerjaan bukanlah masalah. Padahal, penelitian menunjukkan kebiasaan tersebut dapat membuat seseorang terlihat kurang kompeten di mata rekan kerja maupun klien, meskipun kontribusinya dalam rapat sebenarnya sangat baik.

Penelitian: Pengguna Ponsel Dinilai Kurang Kompeten

Dikutip dan diadaptasi dari hasil penelitian Universitas Kansas serta berbagai survei mengenai perilaku profesional di lingkungan kerja. Salah satu penelitian melibatkan 243 responden yang diminta menyaksikan cuplikan video peserta rapat menggunakan buku catatan, laptop, atau ponsel. Selanjutnya, mereka menilai tingkat kompetensi setiap peserta sekaligus efektivitas rapat yang berlangsung.

Hasilnya cukup mengejutkan. Peserta yang terlihat menggunakan ponsel memperoleh penilaian kompetensi jauh lebih rendah dibanding peserta yang menggunakan media lain. Para peneliti bahkan menyebut pengaruh tersebut sebagai salah satu efek terbesar yang pernah mereka temukan dalam penelitian ilmu sosial.

Artinya, hanya karena sesekali melihat layar ponsel saat rapat, seseorang bisa kehilangan kepercayaan dari tim atau klien, meskipun ide dan kemampuannya sebenarnya tidak berubah.

Banyak Orang Tahu, tetapi Tetap Melakukannya

Berbagai survei menunjukkan sebagian besar profesional sebenarnya memahami bahwa menggunakan ponsel saat rapat formal bukan tindakan yang tepat.

Sekitar tiga perempat responden menyatakan memeriksa pesan singkat ketika rapat sebaiknya dihindari. Bahkan lebih dari separuh menganggap sekadar melihat jam melalui ponsel juga kurang pantas dilakukan.

Meski demikian, kebiasaan tersebut masih sering terjadi. Banyak profesional mengaku tetap mengecek ponsel selama rapat, meskipun mereka sendiri menilai perilaku itu tidak semestinya dilakukan.

Bagi seorang pemimpin, kebiasaan ini menjadi lebih penting karena apa yang dilakukan atasan sering kali menjadi contoh yang diikuti anggota tim.

Aturan yang Jelas Bisa Mengubah Persepsi

Penelitian Universitas Kansas juga menemukan fakta menarik. Persepsi terhadap penggunaan ponsel berubah ketika organisasi memiliki aturan yang jelas.

Karyawan yang menggunakan ponsel sesuai kebijakan yang telah disepakati bersama tetap dinilai lebih kompeten dibanding mereka yang menggunakan ponsel tanpa aturan yang jelas.

Temuan ini menunjukkan bahwa solusi tidak selalu berupa larangan total menggunakan ponsel. Yang lebih penting adalah adanya kesepakatan mengenai kapan perangkat tersebut boleh digunakan dan kapan harus disimpan.

Dengan aturan yang dipahami semua orang, potensi hilangnya kepercayaan dapat dikurangi secara signifikan.

Kebiasaan Pemimpin Membentuk Budaya Kerja

Penggunaan ponsel oleh pemimpin tidak hanya berdampak saat rapat berlangsung.

Penelitian lain mengenai kebiasaan penggunaan smartphone di luar jam kerja menunjukkan bahwa perilaku pemimpin ikut membentuk budaya organisasi. Ketika atasan terus terlihat terhubung dengan pekerjaan melalui ponsel, anggota tim dapat merasa harus selalu siap merespons, bahkan di luar jam kerja.

Karena itu, cara seorang pemimpin memperlakukan ponselnya menjadi sinyal yang kuat mengenai budaya kerja yang berlaku di organisasi.

Tiga Langkah Sederhana yang Bisa Dilakukan

Jika ingin membangun budaya rapat yang lebih fokus, ada beberapa langkah sederhana yang dapat diterapkan.

Pertama, jelaskan aturan penggunaan ponsel sebelum rapat dimulai. Misalnya, ponsel boleh digunakan jika sedang menunggu panggilan penting dari klien, tetapi tidak untuk mengecek pesan yang tidak mendesak.

Kedua, berikan contoh. Saat memimpin rapat, letakkan ponsel dalam posisi terbalik atau simpan di tempat lain agar peserta melihat bahwa aturan berlaku untuk semua orang, termasuk pemimpin.

Ketiga, cobalah mengadakan satu rapat tanpa ponsel, lalu mintalah masukan dari peserta mengenai perbedaannya. Pengalaman langsung dari tim sering kali lebih efektif daripada sekadar mengutip hasil penelitian.

Evaluasi Secara Berkala

Perubahan kebiasaan tidak terjadi dalam waktu singkat. Karena itu, evaluasi mengenai etika penggunaan ponsel sebaiknya dilakukan secara berkala, misalnya setiap tiga bulan.

Tanyakan secara santai kepada anggota tim apakah aturan yang telah disepakati masih berjalan dengan baik atau perlu disesuaikan. Cara sederhana ini dapat membantu menjaga kualitas rapat sekaligus mempertahankan kepercayaan yang telah dibangun di lingkungan kerja.(SC/BS)