Kota Metro, A1BOS.COM - Banyak pelaku UMKM merasa bisnisnya berkembang ketika omzet terus naik. Pesanan bertambah, pelanggan makin banyak, dan uang yang masuk terlihat semakin besar.

Namun, tak sedikit yang justru menghadapi masalah lain. Penjualan ramai, omzet meningkat, tetapi uang di rekening atau kas usaha tetap cepat habis.

Kondisi seperti ini tidak selalu berarti bisnis sedang rugi. Bisa jadi persoalannya ada pada cara mengelola uang. Perencana keuangan bersertifikat dan Founder Daya Uang, Lolita Setyawati, menekankan pentingnya pengelolaan keuangan yang baik agar usaha bisa bertumbuh dan berkembang. Pendapat tersebut disampaikan Lolita dalam wawancara dengan detikFinance pada November 2023.

Omzet Bukan Berarti Keuntungan

Omzet adalah seluruh pendapatan yang diperoleh dari penjualan sebelum dikurangi berbagai biaya. Jadi, angka omzet menunjukkan seberapa besar penjualan, bukan berapa uang yang benar-benar tersisa untuk usaha.

Misalnya, sebuah usaha makanan mencatat penjualan Rp30 juta dalam sebulan. Angka itu memang terlihat besar. Tetapi pemilik masih harus membayar bahan baku, gaji, sewa tempat, listrik, ongkos kirim, promosi, dan biaya lainnya.

Jika seluruh biaya mencapai Rp25 juta, keuntungan yang tersisa hanya Rp5 juta.

Karena itu, melihat omzet saja tidak cukup. Yang perlu diketahui adalah berapa keuntungan yang benar-benar tersisa setelah seluruh biaya diperhitungkan.

Uang Masuk Banyak, tapi Arus Kas Berantakan

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah hanya melihat jumlah uang yang masuk tanpa memperhatikan kapan uang tersebut harus keluar.

Di sinilah arus kas atau cash flow menjadi penting.

Sebuah usaha bisa mencatat penjualan tinggi, tetapi tetap kesulitan membayar tagihan karena uang dari pelanggan belum diterima.

Misalnya, UMKM mendapat pesanan besar dengan pembayaran tempo. Penjualan bertambah, tetapi uang baru masuk beberapa minggu atau beberapa bulan kemudian.

Sementara itu, bahan baku, gaji karyawan, listrik, sewa, dan tagihan lainnya tetap harus dibayar lebih dulu.

Akibatnya, bisnis bisa terlihat ramai dari sisi penjualan, tetapi kas justru seret. Masalah seperti ini biasanya baru terasa ketika ada tagihan yang jatuh tempo sementara uang tunai belum tersedia.

Uang Usaha dan Uang Pribadi Dicampur

Kebiasaan ini sering dianggap sepele. Padahal, mencampur uang usaha dan uang pribadi bisa membuat pemilik kesulitan membaca kondisi bisnisnya sendiri.

Uang hasil penjualan masuk ke rekening pribadi. Sebagian dipakai untuk belanja rumah, membayar tagihan keluarga, atau kebutuhan lainnya.

Ketika bisnis membutuhkan modal untuk membeli stok, uang pribadi kembali digunakan.

Lama-lama, batas antara uang bisnis dan uang pribadi menjadi tidak jelas.

Lolita Setyawati menyarankan pelaku UMKM memisahkan rekening pribadi dan rekening usaha untuk membantu mengatur arus kas. Menurutnya, pemisahan keuangan dan disiplin mencatat merupakan dua kunci penting dalam menjaga keuangan UMKM tetap sehat.

Hal itu disampaikan Lolita saat menjadi pemateri dalam kuliah WhatsApp yang diselenggarakan KONTAN dan Nova pada Agustus 2023. Ia juga mengingatkan bahwa tidak memisahkan keuangan dan tidak melakukan pencatatan dapat membuat pemilik usaha kesulitan mengetahui kondisi bisnisnya.

Bukan berarti pemilik usaha tidak boleh menggunakan hasil bisnis. Pemilik tetap bisa mengambil uang untuk kebutuhan pribadi. Yang penting, pengambilannya jelas dan dicatat.

Mengambil Uang Usaha Tanpa Mencatat

Masalah berikutnya adalah mengambil uang usaha tanpa pembukuan.

Hari ini mengambil Rp500 ribu. Besok Rp300 ribu. Minggu berikutnya memakai uang kas untuk kebutuhan pribadi.

Nominalnya mungkin terasa kecil. Tetapi jika dilakukan berkali-kali, jumlahnya bisa cukup besar.

Tanpa catatan, pemilik usaha bisa merasa bisnisnya tidak menghasilkan keuntungan. Padahal, sebagian uang usaha sudah digunakan untuk kebutuhan pribadi.

Dalam pembukuan, pengambilan uang oleh pemilik untuk kebutuhan pribadi dikenal sebagai prive. Pos ini sebaiknya dipisahkan dari biaya operasional agar kondisi bisnis tetap terlihat secara realistis.

Salah satu cara yang disarankan Lolita adalah menerapkan sistem “menggaji diri sendiri” setiap bulan. Dengan cara ini, kebutuhan pribadi tetap mendapatkan alokasi, sementara uang untuk operasional usaha tidak terus diambil tanpa perhitungan. 

Terlalu Cepat Menambah Stok

Ketika omzet meningkat, pemilik usaha biasanya ingin menambah stok. Langkah tersebut masuk akal jika permintaan memang naik.

Masalahnya muncul ketika stok dibeli terlalu banyak hanya karena merasa penjualan sedang bagus.

Uang kas akhirnya berubah menjadi barang yang tersimpan di gudang atau rak toko.

Jika barang cepat terjual, tentu tidak menjadi masalah. Tetapi kalau perputarannya lambat, uang yang seharusnya bisa digunakan untuk membayar kebutuhan usaha justru tertahan dalam bentuk stok.

Karena itu, pembelian barang sebaiknya melihat kecepatan penjualan dan kondisi kas, bukan hanya perkiraan bahwa penjualan akan terus naik.

Tidak Menghitung Biaya Kecil

Biaya kecil sering luput dari perhatian.

Kemasan, ongkos kirim, biaya admin marketplace, pulsa, bensin, listrik, sampai biaya promosi mungkin terlihat tidak seberapa jika dihitung satu per satu.

Namun, coba jumlahkan semuanya dalam sebulan. Angkanya bisa cukup besar dan ikut menggerus keuntungan.

Pelaku UMKM sebenarnya tidak harus langsung menggunakan sistem akuntansi yang rumit. Catatan sederhana tentang uang masuk dan keluar sudah jauh lebih baik daripada tidak mencatat sama sekali.

Menurut Lolita, pencatatan perlu dilakukan agar pemilik usaha memiliki gambaran yang jelas mengenai kondisi keuangan. Catatan tersebut antara lain mencakup penjualan, pembelian, utang-piutang, laporan laba rugi, dan neraca. 

Tujuh Langkah agar Uang Usaha Tidak Cepat Habis

Mengelola keuangan UMKM tidak harus dimulai dengan sistem yang rumit. Beberapa kebiasaan sederhana bisa diterapkan lebih dulu.

1. Pisahkan rekening usaha dan pribadi

Buat rekening khusus untuk transaksi bisnis. Dengan begitu, uang usaha tidak bercampur dengan kebutuhan rumah tangga.

2. Catat semua pemasukan dan pengeluaran

Jangan hanya mencatat transaksi besar. Biaya kecil juga perlu masuk pembukuan. Bisa menggunakan buku kas, Excel, atau aplikasi pencatatan keuangan.

3. Hitung keuntungan, bukan hanya omzet

Pendapatan harus dikurangi biaya yang dikeluarkan untuk mengetahui keuntungan sebenarnya.

4. Pantau arus kas

Catat kapan uang masuk dan kapan harus keluar. Ini membantu pemilik usaha mengantisipasi periode ketika kas sedang ketat.

5. Atur pengambilan uang pemilik

Tentukan batas pengambilan uang dari bisnis dan catat sebagai prive. Cara lain adalah menetapkan jumlah tertentu yang diterima pemilik secara rutin.

6. Periksa stok secara berkala

Jangan sampai terlalu banyak modal berhenti dalam barang yang lambat terjual. Stok yang menumpuk juga berarti ada uang yang belum kembali menjadi kas.

7. Siapkan dana cadangan

Sebagian keuntungan dapat disisihkan untuk menghadapi penjualan yang turun atau kebutuhan mendadak. Lolita Setyawati, dalam materi yang dimuat KONTAN, menyarankan pembagian keuntungan dengan porsi 50 persen untuk dana cadangan dan 50 persen untuk pengembangan usaha. Dana cadangan antara lain dapat digunakan ketika omzet turun atau harga bahan baku meningkat.

Omzet Naik Seharusnya Membuat Bisnis Lebih Sehat

Omzet yang meningkat tentu merupakan kabar baik. Itu berarti produk atau jasa semakin banyak dibeli pelanggan.

Namun, omzet bukan satu-satunya ukuran kesehatan bisnis.

Usaha dengan omzet Rp100 juta belum tentu lebih sehat daripada bisnis dengan omzet Rp50 juta. Semuanya kembali pada margin keuntungan, biaya operasional, utang, piutang, stok, dan kondisi kas.

Karena itu, ketika omzet naik tetapi uang selalu terasa habis, jangan hanya melihat angka penjualan.

Coba periksa kembali:

• Berapa uang yang benar-benar sudah masuk?
• Berapa biaya yang sudah keluar?
• Berapa uang yang masih tertahan dalam stok atau piutang?
• Berapa uang yang sudah diambil untuk kebutuhan pribadi?

Dari sana, kondisi bisnis biasanya akan terlihat lebih jelas.

Omzet membuat usaha terlihat ramai. Tetapi keuntungan dan arus kas yang sehat yang membuat bisnis mampu bertahan dan terus tumbuh.